Un sistema di tracciamento dei documenti fisici custoditi in magazzino. Ogni scatola ha un QR code, un contenuto dichiarato e uno storico di aperture e chiusure — il che trasforma «cercare un documento» in una ricerca di pochi secondi.
La sfida
Un'azienda che conserva documenti per obbligo di legge accumula scatole. Molte scatole, in magazzino, per anni. E il giorno in cui qualcuno ha bisogno di un documento specifico — un audit, una causa, un'ispezione — la domanda è sempre la stessa: in quale scatola si trova? Senza controllo, la risposta è cercare. Con un controllo su foglio di calcolo, la risposta è cercare nel foglio e poi cercare lo stesso, perché nessuno ha annotato che la scatola è stata riaperta e rimaneggiata l'anno scorso.
La soluzione
In Kuti ogni scatola è un'entità con numero, identificativo univoco e QR code proprio. Il contenuto viene dichiarato voce per voce al momento della chiusura, collegato al cliente e al dipendente a cui si riferisce. Il punto centrale è lo storico: ogni apertura, chiusura e riapertura viene registrata con data e utente responsabile. Questo risponde non solo a «dov'è» ma a «chi l'ha toccata e quando» — la domanda che compare quando qualcosa non è dove dovrebbe. La ricerca avviene per cliente, per dipendente o tramite il QR code della scatola, con report su scatole aperte, chiuse e sul contenuto di ciascuna.
Risultati
Un sistema snello e completo: 12 entità, 6 moduli e 27 versioni di banca dati. Ha sostituito il controllo su foglio di calcolo con un tracciamento che indica un responsabile per ogni movimentazione.