Un système de traçabilité des documents physiques stockés en entrepôt. Chaque boîte possède un QR code, un contenu déclaré et un historique des ouvertures et fermetures — ce qui transforme « retrouver un document » en une requête de quelques secondes.
Le défi
Une entreprise qui conserve des documents par obligation légale accumule des boîtes. Beaucoup de boîtes, en entrepôt, pendant des années. Et le jour où quelqu'un a besoin d'un document précis — un audit, un litige, un contrôle —, la question est toujours la même : dans quelle boîte est-il ? Sans contrôle, la réponse est d'aller chercher. Avec un contrôle sur tableur, la réponse est de chercher dans le tableur puis d'aller chercher quand même, parce que personne n'a noté que la boîte a été rouverte et remaniée l'an dernier.
La solution
Dans Kuti, chaque boîte est une entité avec un numéro, un identifiant unique et son propre QR code. Le contenu est déclaré article par article au moment de la fermeture, rattaché au client et au salarié concerné. Le point central, c'est l'historique : chaque ouverture, chaque fermeture et chaque réouverture est enregistrée avec sa date et l'utilisateur responsable. Cela répond non seulement à « où est-ce » mais à « qui y a touché et quand » — la question qui surgit quand quelque chose n'est pas là où il devrait être. La recherche se fait par client, par salarié ou par le QR code de la boîte, avec des rapports sur les boîtes ouvertes, fermées et sur le contenu de chacune.
Résultats
Un système sobre et complet : 12 entités, 6 modules et 27 versions de base de données. Il a remplacé le contrôle sur tableur par une traçabilité qui nomme un responsable pour chaque mouvement.