Ein Nachverfolgungssystem für physische Dokumente in einem Lager. Jeder Karton hat einen QR-Code, ein erfasstes Inhaltsverzeichnis und eine Historie der Öffnungen und Schließungen — was aus „ein Dokument suchen“ eine Abfrage von Sekunden macht.
Die Herausforderung
Ein Unternehmen, das Dokumente aus gesetzlicher Pflicht aufbewahrt, sammelt Kartons an. Viele Kartons, im Lager, über Jahre. Und an dem Tag, an dem jemand ein bestimmtes Dokument braucht — eine Prüfung, ein Verfahren, eine Kontrolle —, lautet die Frage immer gleich: In welchem Karton liegt es? Ohne Kontrolle heißt die Antwort: suchen. Mit einer Kontrolle in der Tabelle heißt die Antwort: in der Tabelle nachsehen und dann trotzdem suchen, weil niemand vermerkt hat, dass der Karton letztes Jahr geöffnet und umgeräumt wurde.
Die Lösung
Bei Kuti ist jeder Karton eine Entität mit Nummer, eindeutiger Kennung und eigenem QR-Code. Der Inhalt wird beim Verschließen Position für Position erfasst, verknüpft mit dem Kunden und der beschäftigten Person, auf die er sich bezieht. Der Kern ist die Historie: Jedes Öffnen, jedes Schließen und jedes Wiederöffnen wird mit Datum und verantwortlichem Benutzer festgehalten. Das beantwortet nicht nur „wo ist es“, sondern „wer hat es angefasst und wann“ — genau die Frage, die auftaucht, wenn etwas nicht dort liegt, wo es liegen sollte. Die Suche läuft über Kunde, beschäftigte Person oder den QR-Code des Kartons, mit Berichten zu offenen und verschlossenen Kartons und zum Inhalt jedes einzelnen.
Ergebnisse
Ein schlankes, vollständiges System: 12 Entitäten, 6 Module und 27 Datenbankversionen. Es ersetzte die Tabellenkontrolle durch eine Nachverfolgung, die zu jeder Bewegung eine verantwortliche Person nennt.