Sistema de rastreio de documentos físicos guardados em galpão. Cada caixa tem QR Code, conteúdo declarado e histórico de aberturas e fechamentos — o que transforma "procurar um documento" em uma consulta de segundos.
O desafio
Empresa que guarda documento por obrigação legal acumula caixa. Muita caixa, em galpão, por anos. E o dia em que alguém precisa de um documento específico — uma auditoria, um processo, uma fiscalização — a pergunta é sempre a mesma: em qual caixa está? Sem controle, a resposta é procurar. Com controle em planilha, a resposta é procurar na planilha e depois procurar mesmo assim, porque ninguém anotou que a caixa foi reaberta e mexida no ano passado.
A solução
No Kuti, cada caixa é uma entidade com número, identificador único e QR Code próprio. O conteúdo é declarado item a item no momento do fechamento, com o vínculo ao cliente e ao funcionário a que se refere. O ponto central é o histórico: toda abertura, todo fechamento e toda reabertura ficam registrados com data e com o usuário responsável. Isso responde não só "onde está" mas "quem mexeu e quando" — que é a pergunta que aparece quando algo não está onde deveria. A consulta é feita por cliente, por funcionário ou pelo próprio QR Code da caixa, com relatórios de caixas abertas, fechadas e do conteúdo de cada uma.
Resultados
Sistema enxuto e completo: 12 entidades, 6 módulos e 27 versões de banco. Substituiu o controle em planilha por rastreio com responsável identificado em cada movimentação.